Занесение сотрудников. Массовая загрузка.
Вы можете занести список ваших сотрудников в систему быстро и удобно. Для этого вам нужно подготовить файл со списком сотрудников в excel.
Что бы загрузка прошла корректно, обязательно обратите внимание на эти не сложные требования
- Не должно быть объединённых ячеек. (1)
- Не должно быть группировок (группировка данных и созданных структур) (2)
- В файле должна быть только одна вкладка. Если вкладок несколько - информация должна содержаться на первой вкладке. Проверяйте скрытые вкладки (3)
- В загружаемом файле не должно быть заголовков. То есть первая строка должна уже содержать данные сотрудника (4)
- Все даты должны быть в формате ДД.ММ.ГГГГ. Именно в таком порядке и разделены точкой
- Фамилия Имя Отчество должны быть занесены в одной ячейке. Именно в таком порядке Фамилия Имя Отчество.
Это пример файла в наиболее критическими нарушениями.
А это пример корректно подготовленного файла
Некоторые особенности:
Указание табельного номера и подотдела – необязательны. Все остальные графы обязательны
Если у сотрудника нет отчества – ничего страшного. В файле может быть указано Фамилия и Имя
Если сотрудник имеет двойную фамилию, которая пишется через пробел, Или двойное имя, например Мария Антония Йозефа Иоганна Габсбург-Лотарингская, то таких сотрудников лучше исключить из массовой загрузки и внести потом вручную – там можно будет разнести – что Фамилия, а что Имя.
Обратите внимание – названия Должности или Подразделения должны быть в полном соответствии с вашим штатным расписанием – эти данные будут указаны во всех документах.
Если в вашей структуры нет отделов вообще, и вы не хотите их указывать – проставьте пробелы или прочерки в соответствующем столбце. Имейте ввиду, что в таком случае во всех документах будут пробелы или прочерки в соответствующих графах.
Название Подотдела в документах не фигурирует. Этот реквизит нужен для удобства деления структуры – для удобной настройки, например, инструктирующих.
Если ваша штатная структура подразумевают несколько иерархий – то рекомендуем загружать «приведённую» иерархию в один уровень. Например: У вас есть подразделение Администрация, в нем есть подразделение Финансовый отдел, а в нем Отдел внутреннего аудита. «Приведённая» структура будет выглядеть как одна запись: Администрация, Финансовый отдел, Отдел внутреннего аудита. Дело в том, что большинство документов требуют указание название подразделения. Указывать только «последнюю» иерархию не корректно и не удобно для работы с настройками. Использование реквизита Подотдел тут не очень корректно, так как эти значения не попадают в документы
Если вы не используете MS Office – ничего страшного. Вы можете создать таблицу в альтернативных программах (например Open Office или iWork), главное сохранить её в формате .xls или .xlsx
Когда ваш excel файл готов, вам нужно зайти в раздел Штатное расписание - кадровые изменения, приложить ваш файл (перетащите файл на кнопку «Выберите файл» или нажмите на кнопку и укажите путь к файлу). После чего нажмите кнопку «Загрузить»
Вы попадёте на страницу распределения данных. Обратите внимание, на тип кадровых изменений, которые вы заносите (1). В данном случае необходимо использовать "Приём". Используя раскрывающиеся списки в верхней части таблицы (2) – выберете, в каком столбце какие данные указаны. Красные значения обязательны, оранжевые – нет.
Не удивляйтесь, что в этой таблице вы видите только часть строк. Это только пример – что бы вы могли разнести значения полей. После того, как вы закончили нажмите кнопку "Обработать файл".
Система загрузит ваш файл и вы попадёте на страницу подтверждения загрузки. Убедитесь, что обработка файла произошла без ошибок.
Далее вы можете перейти в раздел Сотрудники и увидеть список сотрудников. В таблице есть сортировка по алфавиту в каждом столбце. Настраивается с помощью светло-серых стрелок возле названия столбца.
О массовой загрузке Переводов и увольнений читайте в отдельной статье