Как наладить обмен данными с системами кадрового учёта

Последние изменения: 16.03.2023

Скорее всего, кадровый учёт в в вашей организации ведётся в некой системе кадрового учёта (аналог EcoStandard.soft для кадров).

На текущий момент, сделать прямую синхронизацию EcoStandard.soft со сторонней системой нельзя. Но мы работаем в этом направлении и скоро такая возможность появится. А пока обмен данными можно наладить при помощи обмена excel-файлов между кадровой системой и EcoStandard.soft.

Кротко:  На стороне кадровой системы настраивается автоматическая выгрузка excel-файла с данными о кадровых изменениях и отправка этого файла вам на почту. Вы, получив этот файл перетаскиваете его в EcoStandard.soft и скачиваете готовые документы.

Подробно (текст ниже вы можете передать программистам, обслуживающим вашу кадровую систему):

На стороне кадровой системы необходимо сделать доработку, которая будет автоматически готовить файл с кадровыми изменениями и отправлять его на вашу почту. 

На каждый вид кадрового события (приём, перемещение или увольнение) должен формироваться отдельный excel-файл следующего вида:

Фамилия, Имя, Отчество

Должность

Наименование подразделения

Дата кадрового события (в формате ДД.ММ.ГГГГ)

Дата рождения (в формате ДД.ММ.ГГГГ)

Вид кадрового события

Табельный номер

Должность и наименование подразделения должны соответствовать Штатному расписанию (без служебных префиксов и прочее)

Файл Excel не должен содержать объединённых ячеек, сгруппированных строк/столбцов, формул. Значения в ячейках должны иметь общий числовой формат. В одном файле информация об одном юридическом лице. 

Частота выгрузки или триггеры для выгрузки вам необходимо определить самостоятельно, исходя из особенностей вашей организации. Например:

- сразу после занесения в кадровую систему информации о кадровых изменениях

- через некоторое время (1 час) после занесения в кадровую систему информации о кадровых изменениях

- По расписанию, (раз в день, раз в неделю) информация о всех изменениях, которые были сделаны за прошедший период (день, неделю)

На стороне EcoStandard.soft. Полученный файл вы загружаете в сервис EcoStandard.soft с помощью функционала Кадровые изменения. Подробнее написано в этой статье.


Важно! Если к вам одновременно приходит информация о приёмах, переводах и увольнениях, необходимо обрабатывать файлы в следующей последовательности:

1. Приём. 2. Перевод. 3. Увольнение.

Помогла ли вам статья?