Какие документы по охране труда допускается подписывать в электронном документообороте (ЭДО) а какие нет и почему.
ЭДО в документах связанных с работой (а это не только КДП, но и вся охрана труда, обучение и инструктажи по пожарной и электро безопасности и прочее) регулируется следующими законами:
- ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63
- Трудовой кодекс РФ, статьи 22_1 - 22_3 и статья 312_3 в отношении дистанционных работников.
Для подписания документов по охране труда и работник, и работодатель, могут использовать НЭП (неквалифицированную электронную подпись). Этот вид подписи можно бесплатно выпустить в нашем сервисе.
Так же допускается подписывать документы более защищённой КЭП (квалифицированная электронная подпись). Она выпускается «на флешке» в специальных аккредитованных центрах. Наша система позволяет использовать и такой вид подписи, вне зависимости от того, где и «для чего» она была выпущена.
.
Важно! Трудовой кодекс, а именно статья 22_1 запрещает вести и подписывать в ЭДО некоторые документы: Трудовые книжки, Приказ об увольнении работников, Акт о несчастном случае на производстве (Акт Н-1) и Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.
Документы по охране труда, которые НЕЛЬЗЯ подписывать в ЭДО:
Акт о несчастном случае на производстве (Акт Н-1);
Журналы вводного инструктажа по охране труда; Журналы инструктажа по охране труда на рабочем места (первочного, повторного, внепланового, целевого);
Наряд-допуски, где фиксируется целевой инструктаж по охране труда.
Документы по охране труда, которые МОЖНО подписывать в ЭДО:
Протоколы проверки знаний по охране труда и первой помощи. Удостоверения о проверке знаний;
Журналы инструктажей по пожарной безопасности (вводного и на рабочем месте);
Журналы учёта присвоения 1 группы по электробезопасности;
Журналы инструктажей и обучения по ГО и ЧС;
Журналы учёта (или иные формы учёта) выдачи инструкций по охране труда;
Документы, фиксирующие прохождение стажировки на рабочем месте;
Личные карточки учёта выдачи СИЗ и СиОС;
Направления на медицинские осмотры и психиатрические освидетельствования;
Документы (расписки, журналы), подтверждающие учёт выдачи направлений на медицинские осмотры и психиатрические освидетельствования;
Документация по оценке рисков, в том числе подтверждения факта ознакомления работника с рисками на его рабочих местах;
Ознакомление работников с результатами СОУТ на рабочем месте;
Документы, оформляемые при расследовании микротравм;
Документы, оформляемые при расследовании несчастных случаев на производстве, за исключением Акта о несчастном случае по форме Н-1;
Листы ознакомления с локальными актами по охране труда (и не только по охране труда);
Локальные документы (приказы, перечни, нормы, контингенты, списки, стандарты);
Документы, оформляемые при расследовании случаев профессиональных заболеваний;
Иные документы, связанные с работой и охраной труда.
.
Важно! Для дистанционных сотрудников действует иной порядок использования ЭДО. Он описан в Глава 49_1, статья 312_3. Для дистанционных работников НЕ ЗАПРЕЩАЕТСЯ ведение и подписание в ЭДО журналов инструктажей по охране труда, Акта Н-1.
.
Вопрос ведения в ЭДО журналов инструктажа по охране труда (документов, подтверждающих прохождение инструктажей по охране труда) является наиболее острым для специалистов и бизнеса.
- В отношении сотрудников, устроенных по трудовому договору в "стандартном" порядке, в соответствии со ст. 22.1. ТК РФ, подписание журналов инструктажей по охране труда (в том числе вводного) через ЭДО НЕ допускается.
Нарушение данного требования может повлечь за собой наложение штрафов в размере до 130 тыс.руб. за сотрудника (п.1 и/или п.3. КоАП РФ Статья 5.27.1).
- В отношении дистанционных сотрудников, согласно ст. 312.7 ТК РФ работодатель исполняет обязанности, предусмотренные абзацами семнадцатым, двадцатым и двадцать первым части второй статьи 214 ТК РФ.
Другие обязанности на дистанционных работников не распространяются, если иное не предусмотрено каким-либо локальным нормативным актом организации.
Принимая во внимание вышеизложенное, мы придерживается мнения, что подписание дистанционными сотрудниками журнала инструктажа по охране труда (в том числе вводного) через ЭДО допускается. Во избежание возможных рисков, рекомендуем отразить данный факт в локальном документе организации с описанием процесса: каким образом происходит инструктаж, где и как фиксируется результат (например, с помощью нашего сервиса).
Понятие «дистанционная работа» полно раскрыто в ст. 312.1 ТК РФ.